Kurze Antwort
Ein gutes Backup folgt der 3-2-1-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Genauso wichtig wie das Sichern ist der regelmäßige Rücksicherungstest – nur so weißt du, dass die Daten im Notfall wirklich zurückkommen.
- ✓Faustregel: 3 Kopien, 2 Medien, 1 extern
- ✓Wichtigster Punkt: Rücksicherung testen
- ✓Oft vergessen: Backups regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit prüfen
- ✓Schützt gegen: Ransomware, Hardware-Defekte, versehentliches Löschen
Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus
Deine Daten liegen lokal auf einem NAS und zusätzlich in der Cloud. So überstehst du einen Defekt genauso wie einen Schaden, der das ganze Büro trifft.
Schritt 1: Was muss überhaupt gesichert werden?
Bevor du über Technik nachdenkst, kläre den Inhalt: Buchhaltung und Belege, Kundendaten, E-Mails, Verträge, Angebote, Projektdaten – und die Konfiguration eures Servers oder NAS. Vieles liegt heute verstreut: lokal auf PCs, auf einem NAS und in der Cloud. Was nirgends gesichert ist, ist im Ernstfall weg. Eine kurze Bestandsaufnahme verhindert böse Überraschungen.
Schritt 2: Die 3-2-1-Regel umsetzen
Konkret heißt das für die meisten kleinen Betriebe: die Live-Daten auf Server oder PC, eine automatische Sicherung auf ein NAS im Haus und zusätzlich eine verschlüsselte Kopie in der Cloud oder an einem zweiten Standort. So überlebt deine Datensicherung sowohl einen Hardware-Defekt als auch einen Schaden, der das ganze Büro betrifft.
Schritt 3: Microsoft 365 nicht vergessen
Ein verbreiteter Irrtum: „Unsere Daten sind in Microsoft 365, die sind doch sicher." Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Infrastruktur – aber nicht dafür, dass versehentlich oder durch einen Angriff gelöschte E-Mails, Teams-Inhalte und SharePoint-Dateien dauerhaft wiederherstellbar bleiben. Nach Ablauf der Papierkorb-Fristen sind sie weg. Wer geschäftskritisch mit M365 arbeitet, braucht ein separates Microsoft-365-Backup.
Schritt 4: Rücksicherung testen – regelmäßig
Das ist der Punkt, an dem die meisten Backups scheitern. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Hoffnung. Defekte Sicherungen, unvollständige Aufträge oder ein Verschlüsselungspasswort, das niemand mehr kennt, fallen erst im Ernstfall auf – dann ist es zu spät. Plane feste Termine ein, an denen testweise einzelne Dateien und im Idealfall ein ganzes System zurückgesichert werden.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
- ✕Backup auf derselben Hardware. Eine zweite Festplatte im selben Server hilft bei Diebstahl, Brand oder Ransomware nicht. Mindestens ein Medium muss getrennt sein.
- ✕Nie getestete Rücksicherung. Erst beim Ernstfall zu merken, dass das Backup defekt ist, ist der teuerste aller Fehler.
- ✕OneDrive als „Backup". Synchronisation ist kein Backup: Löschst oder verschlüsselt du eine Datei, wird die Änderung mitsynchronisiert.
- ✕Keine Überwachung. Läuft der nächtliche Auftrag wochenlang auf Fehler, merkt es ohne Monitoring niemand – bis nichts mehr da ist.
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